Cómo automatizar
el Control de los Documentos
El control de documentos es uno de los procedimientos
obligados de la Norma ISO 9001:2000 y representa la fuente número uno de no conformidades
en la auditorías de certificación. El 80% de las no conformidades detectadas en las
auditorias están relacionadas con el control de documentos.
Es muy común ver en empresas e instituciones que, a pesar del esfuerzo del encargado del
control de documentos, algunas personas presenten copias no vigentes de los documentos; o
que no tiene acceso a un documento que necesita.
Es injusto que la mayoría de las no conformidades que
se detectan en las auditorías sean por aspectos que directamente no afectan la calidad
del producto. La empresa se esfuerza por ofrecer productos y servicios de calidad y los
auditores la señalan por un detalle en el control de la documentación que puede ser
irrelevante. QDoc es la herramienta concebida para resolver
estas dificultades. Su objetivo es liberar a las personas de la parte administrativa del
sistema, dejándole este trabajo a las computadoras.
El Software que avisa
Cuando alguien con derecho modifica un documento, QDoc envía un mensaje a los usuarios que deben revisarlo. Una vez que estos lo revisan, QDoc automáticamente envía un mensaje a la persona que debe dar la aprobación final a los
cambios. Esta persona entra a QDoc, aprueba los cambios y automáticamente el
documento queda visible para todos los usuarios de la lista de distribución. En cada
etapa cada actor cuenta con cierto tiempo (configurable) para realizar su tarea.
Si alguna de estas actividades no se realiza en el
tiempo reglamentado, se incluyen en un reporte de atrasos que QDoc genera
diariamente de forma automática y que envía una vez al día por correo electrónico a
una dirección de correo configurable. Esta dirección puede ser la del gerente de
calidad, del director o de alguna autoridad de la empresa interesada en conocer el
funcionamiento del sistema de control de documentos. De esta manera la dirección está al
tanto de cómo está funcionando su sistema de calidad.
Por otra parte, los responsables de cada una de las
tareas son advertidos del tiempo que tienen para ejecutarlas y son enterados de que la
dirección de la empresa está al tanto de los atrasos que se generen.
Las computadoras se hacen cargo del control. No más
papeles archivados. Dejamos de trabajar para el Sistema de Calidad y ahora el Sistema de
Calidad empieza a trabajar para nosotros. De modo que los responsables de la calidad se
pueden concentrar en su trabajo porque la parte administrativa es realizada por las
computadoras.
¿Y leyeron los documentos?
Un problema crítico en las empresas es que a muchas
personas le proporcionan copia de procedimientos, instructivos, etc., pero no los leen.
Simplemente lo guardan en una carpeta que luce muy bien como adorno. Con QDoc esto queda solucionado porque podemos saber en todo momento quien entró a leer cada
documento. Podemos asegurarnos de que los usuarios estén enterados de las nuevas
modificaciones, ya que cuando se aprueba un cambio a un documento, QDoc avisa a todos que hubo un cambio y se puede verificar que efectivamente lean la nueva
versión del documento. Por lo tanto, la distribución y divulgación de la documentación
se vuelve eficaz.
Con una interfase muy fácil de operar, QDoc garantiza que:
-
haya control sobre los documentos obsoletos o no
vigentes,
-
los documentos modificados sean revisados y
aprobados antes de su emisión,
-
los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos sean identificados,
-
los documentos permanezcan legibles y fácilmente
identificables
Versión Web
Paralela a la solución QDoc, Wilsoft cuenta con QDocWeb, la versión para Internet de QDoc que tiene la ventaja de acceder a los documentos a través
de Internet. Al igual que QDoc, QDocWeb permite subir nuevas versiones de los documentos, revisarlos
y aprobarlos con el explorador de Internet a través de la Intranet/ Internet.
Predicamos con el ejemplo
En Wilsoft utilizamos QDoc para
nuestro propio sistema de calidad y nos ha ayudado a mantener al día la documentación
que genera la operación de la empresa generar nuevas versiones de todos nuestros
productos ya que todos los requerimientos o sugerencias de nuestros clientes son
registrados como problemas a resolver por nuestros especialistas con el objetivo de
aumentar cada vez más la satisfacción de nuestros clientes.
Con esto, Wilsoft es el principal cliente de QDoc. Y queremos que su empresa obtenga los mismos beneficios que hemos obtenido para
nuestra organización y nuestros procesos de desarrollo de software.
Beneficios
-
Cubre completamente los requerimientos de la norma
ISO 9000.
-
Permite desarrollar una política y un procedimiento
para el control de documentos.
-
Mantiene una lista maestra de documentos que incluye
la identificación del documento, fecha de emisión, y liberación para cada documento
controlado.
-
Asegura que sólo los cambios autorizados puedan ser
realizados a los documentos controlados.
-
Asegura que un procedimiento aprobado esté en su
lugar, y tiene seguimiento para todos los cambios y revisiones por los individuos
apropiados.
-
Asegura que los documentos controlados estén
disponibles para quien los necesite cuando se requieran.
-
Asegura que sólo la versión vigente y aprobada de
cada documento controlado es usada.
-
Mantiene registro que muestre el historial de
revisiones del documento.
-
Mantiene registro que muestre el historial de
revisiones del documento.
-
Avisa oportunamente de los documentos que esperan
por revisión y/o aprobación según la persona que entre al sistema.
-
Funciona en red. Varios usuarios pueden usar el
sistema a la vez.
-
No es necesario rescribir los documentos. QDoc incorpora documentos a su base de datos desde cualquier aplicación instalada en su
computadora.
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Puede incorporar al sistema cualquier documento
escrito en el procesador de palabras de su preferencia.
-
Módulo QDocWeb, que permite acceder a los
documentos a través de Internet/Intranet.
Requerimientos
mínimos
-
Sistema operativo: MS Windows XP con
Service Pack 2, MS Windows Server 2003 con Service Pack 1 o MS Windows 2000 con Service
Pack 4
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Procesador: Pentium
o compatible a 600 MHz
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RAM: 192
MB
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Monitor: SVGA
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Mouse:
MS Mouse
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Unidad de CD-ROM
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