Cómo lograr el control de la información crítica de la empresa
Los ejecutivos conocen que el sistema de medición de
su organización afecta en gran medida el comportamiento de gerentes y empleados. También
saben que las medidas de contabilidad financieras tradicionales, como el retorno sobre la
inversión y la rentabilidad por acción, pueden proporcionar señales dudosas cuando se
trata de innovaciones y de mejora continua.
Por otra parte hay tanta información en la empresa que es prácticamente imposible
manejarla toda, es preciso resumirla y monitorearla en forma de indicadores que
representen la información crítica de la empresa.
La Solución Wilsoft
Wilsoft QCeo es un software enfocado en el
control de Revisión de la Alta Dirección basado en la norma ISO 9001:2008. Esta
aplicación le permitirá manejar, presentar y distribuir la información clave de la
organización, lo que realmente le interesa al director y a los gerentes. Esto lo realiza
a través de indicadores que muestran su estado actual en forma de semáforo, historial
del mismo con gráficas de meta para su análisis.
Estrechamente integrado con la infraestructura de inteligencia empresarial de la
organización ofrece a aquellos ejecutivos que toman las decisiones, un ambiente amigable
con gráficas de análisis
de la información y reportes modificables. Esta integración brinda a los usuarios un
ambiente de alta colaboración, integrando datos de diferentes fuentes
para facilitar la toma de decisiones.
QCeo permite compartir y
distribuir rápidamente la información de
los indicadores clave para la gerencia.
Reuniones eficientes y provechosas
QCeo reduce la duración de las reuniones a la
mitad del tiempo porque antes de entrar a la reunión el director y los gerentes ya
conocen el estado actual de los indicadores, los compromisos de los responsables para
cumplir con las metas y las actividades o acciones que han realizado para cumplir con los
compromisos. Todo está ahí, solamente falta generar ideas para solucionar los problemas
y buscar mejoras.
Aprovechar toda la información de la empresa
Una de las grandes ventajas de QCeo es que
aprovecha la información que ya existe en la empresa. Es decir, no es necesario registrar
los valores de los indicadores. Si ya su empresa cuenta con sistemas informáticos, QCeo
se puede conectar a las bases de datos de estos sistemas y extraer la información
necesaria para mostrar el indicador. Por ejemplo, digamos que su empresa cuenta con un
sistema para controlar las ventas, y digamos que un indicador importante es el volumen de
venta semanal, En QCeo se puede configurar este indicador de manera que se conecte
a la base de datos del sistema de ventas y extraiga la información necesaria y la muestre
en forma gráfica. Así mismo se pueden definir indicadores de gastos, ausentismo,
capacitación, acciones correctivas, comportamiento de proveedores, etc. ¿Se da cuenta?
El director y los ejecutivos pueden tener una especie de tablero de comandos en su
computadora y monitorear todo el panorama de la empresa.
En caso de que su empresa no cuente con un sistema
específico para manejar la información del indicador, QCeo puede traerse
información de archivos de Excel, Word, etc. De manera que no hay excusa para no tener
controlada toda la información relevante de la empresa.
QCeo permite que los ejecutivos estén al tanto
de lo que ocurre en su empresa al supervisar con el mínimos de esfuerzo los indicadores
clave del rendimiento, tales como la satisfacción de los clientes, de los empleados,
evaluación de proveedores, acciones correctivas abiertas, evaluación de desempeño del
personal, etc. Estos indicadores pueden proceder de un amplio rango de fuentes de
información provenientes de diferentes áreas de su negocio y QCeo puede
manejarlos a todos.
Analizar, Planear y Actuar
QCeo le permite realizar este ciclo para que su
empresa mejore en los aspectos que realmente le interesa. Cuando un indicador se actualiza
a un estado crítico (rojo) o de alerta (amarillo), QCeo envía un mensaje por
correo electrónico al responsable del indicador advirtiéndole del estado en que se
encuentra. Esta persona debe entrar a QCeo y registrar los compromisos que asume
para que el indicador mejore su valor. A medida que el responsable vaya tomando las
acciones pertinentes deberá registrarlas en el sistema. QCeo se ocupará del
control del cumplimiento de los compromisos en el tiempo acordado y de las actividades
realizadas para cumplir estos compromisos. Si un compromiso no es completado en tiempo
enviará mensajes por correo electrónico al responsable del departamento y a una
dirección que se configure informando del atraso en el incumplimiento del compromiso.
Diariamente se envía por correo electrónico un reporte ejecutivo con
todos los atrasos en el cumplimiento de los compromisos.
Versión Web
Paralela
a la solución QCeo, Wilsoft cuenta con la
aplicación QCeoWeb, la
versión para Internet de QCeo que tiene la ventaja de
acceder a los indicadores, reuniones, compromisos y actividades a través del explorador
de Internet. Al igual que QCeo, QCeoWeb permite dar seguimiento a los indicadores, compromisos y
actividades; así como controlar las reuniones usando el explorador
de Internet.
Predicamos con el ejemplo
En Wilsoft utilizamos QCeo para nuestro propio
sistema de calidad y nos ha ayudado a mantener un control estricto sobre nuestros
indicadores, obligando a cada uno de los responsables a tomar acciones para lograr los
objetivos de la empresa.
Con esto, Wilsoft es el principal cliente de QCeo.
Y queremos que su empresa obtenga los mismos beneficios que hemos obtenido para nuestra
organización y nuestros procesos de desarrollo de software.
Beneficios
Con QCeo, Usted consigue eliminar todo el
papeleo que generan los reportes de información relacionados con las reuniones,
Usted logra, de forma fácil que se lleve el control
de los compromisos, sus avances y las acciones tomadas para cumplirlos,
El personal toma en serio los objetivos y metas de
la organización ya que QCeo se ocupa de advertirle y avisarle cuando los
indicadores no cumplan con la meta y cuando no se cumplan con los compromisos contraídos,
Usted obtiene una herramienta de análisis que lo
conducirá a implementar la mejora continua de forma eficiente.
Usted recibirá completamente gratis
soporte técnico ilimitado por teléfono y correo electrónico.
Requerimientos mínimos
- Sistema operativo: MS Windows XP con
Service Pack 2, MS Windows Server 2003 con Service Pack 1 o MS Windows 2000 con Service
Pack 4
- Procesador: Pentium
o compatible a 600 MHz
- RAM: 192
MB
- Monitor: SVGA
- Mouse:
MS Mouse
- Unidad de CD-ROM
|
