Cómo implementar una mejora continua real
Las auditorías y las acciones correctivas representan
el motor impulsor de la mejora continua en el sistema de calidad, por lo que es de
vital importancia llevar un estricto control en el seguimiento de todos los problemas o no
conformidades desde su detección hasta la eliminación definitiva de la causa raíz.
Es muy común ver en las empresas que al detectarse un problema o no conformidad se
solicita la acción correctiva y no se le da seguimiento, o simplemente se llenan algunos
formatos en papel que se archivan o traspapelan y no se controla si realmente se resolvió
el problema.
Otras empresas que han pasado satisfactoriamente las
auditorías de certificación siguen teniendo quejas de clientes, productos no conformes,
rechazos, etc. ¿Por qué?
QAction es la herramienta concebida para
resolver estas dificultades.
El Software que avisa
Cuando se detecta un problema, ya sea en una
Auditoría, Queja de cliente, Informe de producto no conforme o Inspección,
automáticamente QAction envía un mensaje por correo electrónico a la
persona responsable avisándole del registro del problema. Ésta dispone de cierto tiempo
(configurable) para responder con una acción inmediata, realizar el análisis de la causa
raíz y tomar la acción correctiva permanente. Una vez que cumple con estas tareas se
genera automáticamente un mensaje dirigido a la persona que registró el problema para
que cierre la acción. En esta última fase se registra si se resolvió el problema, si se
eliminó la causa raíz, si se necesitan acciones preventivas, el resultado de la acción,
así como la Verificación y el Control. Para ello dispone también de cierto tiempo
configurable en QAction.
Si alguna de estas actividades no se realiza en el tiempo reglamentado, se incluyen en un
reporte de atrasos que QAction genera diariamente de forma automática y que envía
una vez al día por correo electrónico a una dirección de correo configurable. Esta
dirección puede ser la del gerente de calidad, del director o de alguna autoridad de la
empresa interesada en conocer el funcionamiento del sistema de calidad. De esta manera la
dirección está al tanto de cómo está funcionando su sistema de calidad.
Por otra parte, los responsables de cada una de las tareas son advertidos del tiempo que
tienen para ejecutarlas y son enterados de que la dirección de la empresa está al tanto
de los atrasos que se generen.
Las computadoras se hacen cargo del control. No más papeles archivados. Las personas
solamente reciben mensajes, registran la acción correspondiente y la ejecutan. Usted deja
trabajar para el Sistema de Calidad y ahora el Sistema de Calidad empieza a trabajar para
Usted, para la mejora continua de la empresa. De modo que los responsables de la calidad
se pueden concentrar en su trabajo porque la parte administrativa es realizada por las
computadoras.
Vigilante atento
Ocurre en muchas empresas que se detecta un problema o
no conformidad, se solicita la acción correctiva, se toman las acciones pertinentes y se
almacenan los registros. Al mes se detecta el mismo problema y siguiendo el mismo
procedimiento se llenan los registros y se almacenan. A las tres semanas vuelve a ocurrir
el mismo problema, se vuelven a llenar los papeles. Para los auditores, esta empresa está
bien porque cumple con la norma, sin embargo la empresa no está bien porque en realidad
no está resolviendo el problema. Es cierto que cumple con la norma y con los
procedimientos porque llenan los registros, pero siguen teniendo problemas y su sistema de
calidad no está ayudando a resolverlos.
¿Cómo resolver esto?
QAction presenta un vigilante electrónico que
analiza la recurrencia de problemas automáticamente. O sea, si un tipo problema se repite
varias veces (configurable) en un determinado intervalo de tiempo, QAction envía
un mensaje de alerta de recurrencia de problema, lo cual significa que aunque se llenen la
información de las acciones correctivas a tomar, en realidad no se está eliminando la
causa raíz del problema. Por lo tanto en estos casos se debe realizar un análisis más
profundo de la causa raíz. El mensaje de recurrencia de problema le llegará a una
autoridad para que ayude al responsable del problema a realizar un análisis correcto de
la causa raíz y a tomar una acción correctiva que resuelva el problema y elimine
definitivamente la causa raíz.
Resolver todos los problemas
QAction está preparado para que
todos los problemas que surjan en la organización puedan entrar a un proceso de análisis
y resolución. Está preparado para ISO 9000, ISO 14000, ISO 18000 e ISO/ TS 16949.
Con QAction puede implantar de manera
fácil una metodología de resolución de
problemas que no deje que se repitan los problemas y queden eliminados para siempre.
Inteligencia empresarial
Con QAction Usted consigue que se fortalezca la inteligencia de su
empresa ya que queda registrada la información de los problemas con su solución. Esta
información se puede consultar y filtrar en cualquier momento a través de un potente generador de consultas avanzadas que le permite construir
prácticamente cualquier reporte sobre la información registrada
en la base de datos.
Además, si Usted es responsable de un problema puede encontrar los
problemas similares al suyo que se han detectado en el pasado con su solución con sólo
hacer clic en un botón. De esta manera puede ver cual fue la solución que se implementó
y qué resultados tuvo, lo cual le puede servir para resolver el problema de una forma
fácil y rápida. Con esta opción QAction va aprendiendo con el tiempo, generando
inteligencia empresarial que le ayuda a resolver los problemas.
¿Se da cuenta? Esto va mucho más allá de un sistema para sustituir
el papel. QAction realmente mejora el funcionamiento de su empresa
Versión Web
Paralela a la solución QAction,
Wilsoft cuenta con la aplicación QActionWeb, que permite registrar
auditorías, quejas de clientes, productos no conforme, Inspecciones, No conformidades,
Acciones correctivas y Acciones preventivas por Intranet/ Internet usando el explorador de
Internet.
QActionWeb utiliza la base de datos de QAction,
de manera que las dos aplicaciones comparten la misma información. Con esta aplicación
cualquier cantidad de usuarios se pueden conectar a través del Internet Explorer desde
cualquier computadora e interactuar con QAction. Esto le permite integrar
a los clientes y a los proveedores al sistema de calidad de la empresa.
Predicamos con el ejemplo
En Wilsoft utilizamos QAction para nuestro
propio sistema de calidad y nos ha ayudado a generar nuevas versiones de todos nuestros
productos ya que todos los requerimientos o sugerencias de nuestros clientes son
registrados como problemas a resolver por nuestros especialistas con el objetivo de
aumentar cada vez más la satisfacción de nuestros clientes.
Con esto, Wilsoft es el principal cliente de QAction. Y
queremos que su empresa obtenga los mismos beneficios que hemos obtenido para nuestra
organización y nuestros procesos de desarrollo de software.
Wilsoft es una empresa certificada
ISO 9001:2000 como empresa desarrolladora de software. |
